SMETA- SEDEX MEMBERS ETHICAL TRADE AUDIT (SMETA) REPORT
Smeta (The Sedex Members Ethical Trade Audit) jest procedurą audytową opartą między innymi o wymagania kodeksu etycznego ETI Base Code (Ethical Trade Initiatives) oraz nawiązującą do konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy (International Labour Organisation – ILO) jak również do krajowych przepisów prawa.
W/w procedura audytowa zakłada przeprowadzenie oceny istniejącej sytuacji wewnątrz struktury organizacyjnej firmy i tym samym nie nawiązuje do jakościowych audytów certyfikujących ukierunkowanych na dokumentowanie zgodności i niezgodności w odniesieniu do wymagań punktów odniesienia a tym samym skutkujących przyznaniem lub odmową przyznania certyfikatu. Audit Smeta skutkuje podjęciem przez firmę działań korygujących w odniesieniu do obszarów wymagających doskonalenia, a wynik audytu przedstawiony jest w postaci raportu poaudytowego.
Podejście stosowane przez organizację Sedex weryfikuje sytuacje w zakładzie i – jeśli działania audytowe zdefiniują poważne niezgodności – rekomenduje przerwanie współpracy na płaszczyźnie handlowej.
Smeta jako procedura audytowa organizacji Sedex jest jednym z elementów zarządzania audytami etycznymi wykorzystującym mobilną platformę internetową jako źródło komunikacji między poszczególnymi członkami. Dzięki platformie gromadzącej dane niezbędne do weryfikacji partnerów biznesowych, samoocena firmy, ocena w trakcie audytu oraz podejmowane działania doskonalące i nawiązujące do kodeksu etycznego ETI pozwalają na poznanie organizacji innym członkom Sedex.
Przebieg procesu audytowego
Wg. procedury SMETA, proces audytu obejmuje kolejno następujące po sobie elementy tj.:
- Rejestracja firmy w bazie Sedex
- Uzupełnienie kwestionariusza samooceny oraz oszacowanie ryzyka w oparciu o: kraj, branżę, siłę roboczą, praktyki związane z zasobami ludzkimi
- Wybór firmy audytującej oraz audyt zakładu przeprowadzany dla określonych szacunków ryzyka
- Działania poaudytowe i ciągłe doskonalenie
Filar 2 – zakres audytu Smeta
W systemie Sedex standardy pracy i BHP obejmujące poniższe postulaty, uznawane są jako SMETA 2 – Pillar audit. Są one również definiowane przez tzw. inicjatywę etycznego handlu (ETI – ethical trading initiative)
- Swoboda w wyborze zatrudnienia/ dobrowolność zatrudnienia
- Wolność do zrzeszania się i prawa do tworzenia związków/ zbiorowych negocjacji w sprawie warunków zatrudnienia
- Bezpieczne i higieniczne warunki pracy
- Nie wykorzystywanie do pracy dzieci
- Wypłacanie płacy zapewniającej utrzymanie na minimalnym poziomie/ godziwa płaca
- Nie przekraczanie godzin pracy
- Zakaz dyskryminacji
- Zapewnienie stałego zatrudnienia/ uregulowany stosunek pracy
- Zakaz nieludzkiego traktowania
Dodatkowo filar 2 zawiera moduły obejmujące następujące zagadnienia:
- Prawo do pracy
- Wdrożenie kodeksu i systemu
- Podwykonawstwo i Home-working
- Środowisko
Filar 4 – zakres audytu Smeta
Zgodnie z wytycznymi audytu Smeta, ocena dwóch dodatkowych wymagań określana jest jako SMETA 4 – Pillar audit. Są to:
Środowisko (wersja rozszerzona)
- Środowisko (wersja rozszerzona)
- Praktyki biznesowe
Poziom realizowanych audytów:
- Audyt pierwszej strony (first party audit) – audyt wewnętrzny wykonany z wykorzystaniem wewnętrznych zasobów organizacji (pracowników zakładu).
- Przeprowadzany przed zewnętrznym audytem dla weryfikacji sytuacji w zakładzie w odniesieniu do punktów odniesienia/ wymagań.
- Audyt drugiej strony (second party audit) – audyt przeprowadzany przez odpowiednio wykwalifikowanych pracowników kontrahenta/ odbiorcy
- Audyt trzeciej strony (third party audit) – audyt przeprowadzony przez niezależną organizację certyfikującą.
W ramach procedury audytowej Smeta akceptowane są wszystkie w/w formy auditów, na podstawie wymagań kontrahenta zlecającego proces auditowy.
Lista rekomendowanych dokumentów, to między innymi:
- Plan zakładu
- Obowiązujące przepisy prawne i regulacje
- Umowy na podstawie których został zawarty stosunek pracy
- Informacje dotyczące pracownika, czyli warunki zatrudnienia (prawa i obowiązki pracownika, zakresy odpowiedzialności i uprawnień)
- Porozumienie w sprawie powołania i funkcjonowania związków zawodowych lub rady pracowniczej – jeśli dotyczy
- Lista substancji chemicznych i rozpuszczalników (substancji niebezpiecznych) używanych w zakładzie
- Zezwolenia, licencje, certyfikaty dopuszczenia
- Raporty z kontroli prowadzonych przez organy państwowe np. Państwowa Inspekcja Pracy, Inspektorat Sanitarny, Urząd Dozoru Technicznego, Państwowa Straż
- Pożarna, Inspektorat Ochrony Środowiska
- Przeglądy maszyn i urządzeń, rejestr serwisów
- Rejestr wypadków przy pracy
- Procedury postępowania w przypadku nagłych wypadków i sytuacji kryzysowych
- Plan ewakuacji (poddany przeglądowi)
- Rejestry czasu pracy
- Listy płac
- Stawka akordowa
- Ubezpieczenia, podatki i inne wymagane wpływy (wraz ze szczegółami dotyczącymi typu polisy, daty ważności oraz firmy ubezpieczeniowej)
- Zapisy produkcyjne
- Raporty z poprzednich audytów etycznych, plan działań korygujących, audyty wewnętrzne
- Polityki i regulaminy dotyczące pracy dzieci
- Polityki i regulaminy dotyczące płac i godzin pracy
- Regulamin dyscyplinarny
- Wymagania dotyczące świadczeń i zasiłków
- Polityka ochrony środowiska
- Szkolenia dla pracowników
- Polityki i regulaminy dotyczące dyskryminacji i molestowania
- Inne
Dla Państwa potrzeb opracujemy dokumentacje zakładowe, przeprowadzimy szkolenia lub konsultacje w zakresie systemu SMETA oraz pomożemy w przygotowaniu do audytu trzeciej strony.