Czy każda firma musi przejść audyt Rainforest Alliance? RACP, SCRA i poziom weryfikacji

Czy rozpoczęcie certyfikacji Rainforest Alliance zawsze oznacza konieczność przeprowadzenia
płatnego audytu przez jednostkę certyfikującą?

Nie.

W przypadku firm działających w łańcuchu dostaw decyzja o audycie zależy od zakresu działalności organizacji oraz wyniku oceny ryzyka  SCRA.

Dlatego przed zamówieniem audytu należy prawidłowo zarejestrować organizację, określić zakres certyfikacji i uzupełnić dane w systemach MyRA oraz RACP.

Dwie firmy kupujące lub sprzedające ten sam certyfikowany produkt mogą otrzymać różne ścieżki
weryfikacji. Jedna organizacja może zostać skierowana na audyt Rainforest Alliance, podczas gdy
druga – ze względu na niższy poziom ryzyka – może kwalifikować się do zatwierdzenia bez pełnego
audytu jednostki certyfikującej.

Czy audyt Rainforest Alliance jest zawsze obowiązkowy?

Nie każda firma uczestnicząca w łańcuchu dostaw Rainforest Alliance musi automatycznie
przejść audyt zewnętrzny. System certyfikacji wykorzystuje podejście oparte na ryzyku.
Oznacza to, że forma i intensywność weryfikacji są dopasowywane do rzeczywistej działalności
organizacji, wykonywanych procesów oraz sposobu zarządzania produktem certyfikowanym.

Decyzji o konieczności przeprowadzenia audytu nie powinno się podejmować wyłącznie na podstawie
informacji, że firma kupuje, magazynuje, przetwarza albo sprzedaje certyfikowaną kawę, kakao,
herbatę lub inny produkt objęty programem. Najpierw należy prawidłowo określić zakres
certyfikacji i przekazać wymagane dane dotyczące organizacji oraz poszczególnych lokalizacji.

Dopiero wynik oceny ryzyka wskazuje, czy organizacja zostanie skierowana na:

• audyt przeprowadzany przez upoważnioną jednostkę certyfikującą,

• uproszczoną ścieżkę zatwierdzenia przez Rainforest Alliance,

• dodatkową weryfikację lub konieczność uzupełnienia informacji.

Samo rozpoczęcie procesu certyfikacji Rainforest Alliance nie oznacza jeszcze, że firma
musi podpisać umowę z jednostką certyfikującą i ponieść koszt audytu.

 

RACP – czym jest Rainforest Alliance Certification Platform?

RACP, czyli Rainforest Alliance Certification Platform, jest platformą
wykorzystywaną do obsługi szczegółowych etapów procesu certyfikacyjnego. Organizacja rozpoczyna
swoją ścieżkę w systemie MyRA, natomiast RACP służy między innymi do określenia zakresu
certyfikacji, samooceny, przygotowania do audytu i współpracy z jednostką certyfikującą.

Dane wprowadzone do systemu mają bezpośredni wpływ na wymagania przypisane organizacji.
Nie należy więc traktować rejestracji jako czynności czysto administracyjnej. Nieprawidłowo
określony zakres może skutkować:

 

• przypisaniem niewłaściwych wymagań,

• pominięciem lokalizacji albo podwykonawcy,

• nieprawidłowym wynikiem oceny ryzyka,

• koniecznością późniejszego korygowania danych,

• opóźnieniem procesu certyfikacji,

• błędnym oszacowaniem kosztu certyfikacji Rainforest Alliance.

 

MyRA a RACP – jaka jest różnica?

MyRA pełni rolę głównego punktu dostępu do usług i systemów Rainforest Alliance. To w MyRA
tworzona jest organizacja, uzupełniane są podstawowe informacje i przydzielane są użytkownikom
odpowiednie role.

Aby uzyskać dostęp do funkcji certyfikacyjnych, co najmniej jeden użytkownik organizacji
powinien posiadać odpowiednie uprawnienia dotyczące certyfikacji. Następnie organizacja
przechodzi do szczegółowych działań realizowanych w RACP.

SCRA – co oznacza Supply Chain Risk Assessment?

SCRA, czyli Supply Chain Risk Assessment, to ocena ryzyka organizacji
działającej w łańcuchu dostaw Rainforest Alliance. Jest ona powiązana z procesem rejestracji,
uzupełniania profilu oraz określania zakresu certyfikacji.

Celem SCRA jest ocena ryzyk związanych z działalnością organizacji na poziomie poszczególnych
lokalizacji. Na tej podstawie określana jest odpowiednia ścieżka certyfikacyjna oraz rodzaj
wymaganej weryfikacji.

Wynikiem oceny jest poziom ryzyka lub poziom weryfikacji, który może określać między innymi:

• czy dana lokalizacja wymaga audytu,

• czy możliwe jest zatwierdzenie bez pełnego audytu zewnętrznego,

• jaka forma weryfikacji będzie odpowiednia,

• jakie dalsze działania musi podjąć organizacja,

• czy konieczne będzie zaangażowanie jednostki certyfikującej.

 

Czy firma samodzielnie wybiera poziom SCRA?

Nie. Organizacja nie wybiera samodzielnie poziomu ryzyka ani preferowanej ścieżki certyfikacji.
Jej zadaniem jest przekazanie kompletnych, zgodnych ze stanem faktycznym informacji.
Na podstawie tych danych ustalany jest odpowiedni sposób weryfikacji.

Nie należy zaniżać zakresu działalności tylko po to, aby uniknąć audytu. Pominięcie procesu,
lokalizacji, podwykonawcy albo wykonywanej operacji może prowadzić do niezgodności, opóźnienia
certyfikacji, a nawet zakwestionowania uzyskanego statusu.

Co wpływa na wynik SCRA i obowiązek audytu Rainforest Alliance?

Ocena ryzyka nie jest oparta wyłącznie na rodzaju produktu. Znaczenie ma rzeczywisty sposób
funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz jego miejsce w łańcuchu dostaw.

Rola firmy w łańcuchu dostaw

Inny profil ryzyka może mieć firma handlowa, która nie ma fizycznego kontaktu z produktem,
a inny zakład prowadzący magazynowanie, przetwarzanie, mieszanie, palenie, pakowanie lub
znakowanie certyfikowanego surowca.

Procesy wykonywane na produkcie certyfikowanym

Na wynik SCRA mogą wpływać operacje wykonywane w poszczególnych lokalizacjach, w szczególności
przetwarzanie, przepakowywanie, etykietowanie, zmiana postaci produktu, mieszanie oraz
zarządzanie wolumenami w modelu bilansu masy.

Liczba i lokalizacja zakładów

Każda lokalizacja może posiadać inny zakres procesów i inny poziom ryzyka. Centrala,
zakład produkcyjny, magazyn zewnętrzny i miejsce konfekcjonowania nie zawsze będą podlegały
identycznej formie weryfikacji.

Model identyfikowalności produktu

Znaczenie ma również model łańcucha dostaw, sposób identyfikowania partii, prowadzenia bilansu
wolumenów oraz rozdzielania produktu certyfikowanego od pozostałych materiałów.

Podwykonawcy i procesy zlecane na zewnątrz

Jeżeli firma korzysta z usług zewnętrznego magazynu, pakowalni, palarni, producenta
kontraktowego lub operatora logistycznego wykonującego działania na produkcie, informacje
te powinny zostać prawidłowo uwzględnione w zakresie certyfikacji.

Sposób zarządzania deklaracjami Rainforest Alliance

Ryzyko może być związane również z tym, w jaki sposób organizacja zarządza zakupami,
sprzedażą, dokumentami handlowymi, oznakowaniem, komunikacją marketingową oraz transakcjami
dotyczącymi certyfikowanych wolumenów.

Z tego powodu dwie firmy sprzedające pozornie taki sam produkt mogą otrzymać inny wynik SCRA.
Sama branża albo rodzaj surowca nie przesądzają jeszcze o obowiązku przeprowadzenia audytu
Rainforest Alliance.

Audyt lub endorsement – dwie ścieżki certyfikacji Rainforest Alliance

Po zakończeniu oceny ryzyka organizacja otrzymuje informację o dalszej ścieżce postępowania.
W przypadku podmiotów działających w łańcuchu dostaw możliwe są przede wszystkim dwa
podstawowe warianty.

Ścieżka 1: audyt Rainforest Alliance

Organizacje o wyższym poziomie ryzyka są kierowane na audyt przeprowadzany przez upoważnioną
jednostkę certyfikującą. Firma powinna wówczas:

• przeprowadzić samoocenę zgodności z wymaganiami,

• uzupełnić formularze i informacje wymagane w procesie certyfikacji,

• wybrać upoważnioną jednostkę certyfikującą,

• uzyskać i porównać ofertę dotyczącą audytu,

• podpisać umowę z jednostką,

• potwierdzić współpracę w RACP,

• przygotować dokumentację, personel i procesy do audytu,

• usunąć ewentualne niezgodności stwierdzone podczas oceny.

Audyt może obejmować między innymi identyfikowalność, zakupy i sprzedaż, dokumentację
wolumenów, model łańcucha dostaw, procesy magazynowe i produkcyjne, podwykonawców, stosowanie
deklaracji oraz kompetencje personelu.

Ścieżka 2: endorsement bez pełnego audytu

Organizacje zakwalifikowane jako podmioty o niższym poziomie ryzyka mogą otrzymać możliwość
przejścia ścieżki endorsement. W takim przypadku nie jest przeprowadzany pełny audyt przez
zewnętrzną jednostkę certyfikującą.

Nie oznacza to jednak braku obowiązków. Firma nadal musi między innymi:

• prawidłowo określić zakres certyfikacji,

• uzupełnić wymagane dane,

• przeprowadzić samoocenę,

• wykazać zgodność z właściwymi wymaganiami,

• odpowiedzieć na ewentualne pytania lub prośby o wyjaśnienia,

• przestrzegać zasad identyfikowalności i licencjonowania.

Dane organizacji są weryfikowane przez Rainforest Alliance. Jeżeli informacje będą
niekompletne albo pojawią się wątpliwości dotyczące zgodności, organizacja może zostać
poproszona o dodatkowe wyjaśnienia lub skierowana na ścieżkę audytową.

Certyfikacja Rainforest Alliance krok po kroku – od MyRA do wyniku SCRA

Krok 1. Rejestracja organizacji w MyRA

Pierwszym etapem jest utworzenie konta użytkownika i organizacji albo dołączenie do
organizacji, która została już wcześniej zarejestrowana. Należy zweryfikować, czy firma
nie posiada już profilu utworzonego przez innego pracownika.

Krok 2. Uzupełnienie danych organizacyjnych

Firma uzupełnia dane prawne, adresowe i kontaktowe, określa swoje funkcje oraz strukturę
organizacyjną. Informacje muszą odpowiadać rzeczywistemu sposobowi prowadzenia działalności.

Krok 3. Nadanie użytkownikowi odpowiednich uprawnień

Co najmniej jedna osoba odpowiedzialna za proces powinna posiadać rolę umożliwiającą dostęp
do funkcji certyfikacyjnych. Warto również jasno określić odpowiedzialność za dane,
identyfikowalność, dokumentację, deklaracje i kontakt z jednostką certyfikującą.

Krok 4. Określenie zakresu certyfikacji w RACP

W zakresie należy ująć wszystkie właściwe lokalizacje, procesy, produkty i podwykonawców.
Trzeba również określić sposób zarządzania produktem certyfikowanym i stosowany model
identyfikowalności.

Krok 5. Ocena SCRA

Na podstawie przekazanych danych oceniane jest ryzyko związane z działalnością organizacji
i jej lokalizacji. Wynik wskazuje odpowiednią ścieżkę certyfikacji.

Krok 6. Samoocena organizacji

Firma weryfikuje swoją zgodność z wymaganiami przypisanymi do zakresu. Na tym etapie warto
przeprowadzić analizę luk i przygotować plan działań korygujących.

Krok 7. Audyt albo zatwierdzenie bez audytu

W zależności od wyniku SCRA organizacja rozpoczyna współpracę z jednostką certyfikującą albo
przechodzi proces wewnętrznej weryfikacji i endorsementu prowadzony przez Rainforest Alliance.

Krok 8. Utrzymanie zgodności i identyfikowalności

Uzyskanie zatwierdzenia lub certyfikatu nie kończy obowiązków. Organizacja musi stale
utrzymywać zgodność, aktualizować dane, nadzorować wolumeny i transakcje oraz zapewniać
prawidłowe stosowanie deklaracji Rainforest Alliance.

Ile kosztuje audyt i certyfikacja Rainforest Alliance?

Kosztu certyfikacji Rainforest Alliance nie zawsze można rzetelnie określić przed
zdefiniowaniem zakresu działalności i otrzymaniem wyniku SCRA.

Jeżeli firma zostanie zakwalifikowana na ścieżkę audytową, koszt audytu może zależeć od:

• liczby lokalizacji objętych certyfikacją,

• rodzaju i liczby wykonywanych procesów,

• liczby produktów lub upraw objętych zakresem,

• wykorzystywanego modelu łańcucha dostaw,

• udziału podwykonawców i magazynów zewnętrznych,

• czasu potrzebnego na przeprowadzenie audytu,

• kosztów podróży i pracy jednostki certyfikującej,

• zakresu koniecznej weryfikacji dokumentacji.

Do kosztów zewnętrznych należy odróżnić koszt przygotowania firmy do certyfikacji. Może on
obejmować analizę wymagań, uzupełnienie RACP, przygotowanie SCRA, opracowanie procedur,
wdrożenie identyfikowalności, szkolenie personelu, audyt wewnętrzny i wsparcie podczas
zamykania niezgodności.

W przypadku organizacji kwalifikujących się do endorsementu nie występuje pełny audyt
jednostki certyfikującej. Nadal mogą jednak pojawić się koszty związane z przygotowaniem
systemu, obsługą procesu, wdrożeniem wymagań oraz utrzymaniem identyfikowalności.

Najczęstsze błędy podczas rejestracji w RACP i oceny SCRA

Błędy popełnione na początku procesu mogą wpłynąć na zakres wymagań, poziom ryzyka,
harmonogram i koszt certyfikacji Rainforest Alliance.

Niepełny wykaz lokalizacji

Firma ujmuje centralę i zakład produkcyjny, ale pomija magazyn zewnętrzny, miejsce
przepakowywania albo lokalizację podwykonawcy wykonującego operacje na certyfikowanym
produkcie.

Nieprawidłowe określenie roli firmy

Organizacja wybiera rolę handlową, mimo że fizycznie magazynuje, przetwarza lub pakuje
certyfikowane produkty. Powoduje to rozbieżność pomiędzy profilem a rzeczywistą działalnością.

Pominięcie procesów zlecanych na zewnątrz

Outsourcing nie zwalnia firmy z obowiązku nadzoru nad procesem. Zewnętrzne palenie kawy,
konfekcjonowanie, etykietowanie lub magazynowanie powinno zostać przeanalizowane podczas
określania zakresu.

Brak decyzji dotyczącej modelu identyfikowalności

Organizacja nie określa jednoznacznie, czy produkt jest fizycznie segregowany, czy zarządzany
w innym dopuszczalnym modelu. Dane w systemie, procedury i praktyka operacyjna muszą być
ze sobą spójne.

Traktowanie samooceny jako formalności

Samoocena powinna opierać się na rzeczywistych dowodach. Oznaczenie wymagania jako zgodnego
bez dokumentów, rejestrów albo wdrożonej praktyki może prowadzić do problemów podczas audytu
lub weryfikacji endorsementu.

Przedwczesne zamówienie audytu

Firma kontaktuje się z jednostką certyfikującą przed prawidłowym określeniem zakresu i wyniku
SCRA. W efekcie oferta może nie odpowiadać rzeczywistemu zakresowi, a organizacja może ponieść
niepotrzebne koszty.

Wsparcie w RACP, SCRA i certyfikacji Rainforest Alliance przez Naszą Firmę

Prawidłowe rozpoczęcie procesu certyfikacji ma kluczowe znaczenie dla dalszych obowiązków,
kosztów oraz terminu uzyskania zatwierdzenia. W Source of Solutions Poland pomagamy firmom
przejść przez cały proces Rainforest Alliance – od określenia zakresu po przygotowanie do
audytu albo ścieżki endorsement.

Zakres wsparcia może obejmować:

• analizę roli organizacji w łańcuchu dostaw,

• określenie lokalizacji, procesów i produktów objętych zakresem,

• wsparcie w rejestracji organizacji w MyRA,

• uzupełnienie danych i zakresu certyfikacji w RACP,

• przygotowanie danych wymaganych do oceny SCRA,

• analizę otrzymanego poziomu ryzyka i dalszej ścieżki,

• przeprowadzenie samooceny i analizy luk,

• opracowanie procedur i rejestrów Rainforest Alliance,

• wdrożenie zasad identyfikowalności i bilansu wolumenów,

• szkolenie pracowników odpowiedzialnych za zakupy, produkcję i sprzedaż,

• przygotowanie firmy do audytu jednostki certyfikującej,

 

• wsparcie w usuwaniu stwierdzonych niezgodności.

 

Nie wiesz, czy Twoja firma będzie musiała przejść audyt? Pomożemy prawidłowo określić
zakres działalności, uzupełnić RACP, przygotować dane do SCRA i przeanalizować otrzymany
poziom weryfikacji.

Skontaktuj się z Nami

Przeczytaj również:
Wdrożenie Rainforest Alliance w łańcuchu dostaw – wymagania, dokumentacja i przygotowanie do audytu

FAQ – audyt Rainforest Alliance, RACP i SCRA

Audyt Rainforest Alliance nie jest automatycznie wymagany od każdej firmy działającej
w łańcuchu dostaw. Najpierw organizacja powinna prawidłowo zarejestrować się w MyRA,
określić zakres certyfikacji w RACP i przekazać dane potrzebne do oceny SCRA.

Dopiero wynik oceny ryzyka wskazuje, czy konieczny będzie audyt przeprowadzany przez
jednostkę certyfikującą, czy możliwe będzie uzyskanie zatwierdzenia na uproszczonej ścieżce
endorsement. Dlatego RACP i SCRA nie powinny być traktowane jako formalność – to właśnie
od prawidłowości danych wprowadzonych na początku zależą dalsze obowiązki, terminy i koszty
certyfikacji Rainforest Alliance.

 

Galeria zdjęć