SMETA- SEDEX MEMBERS ETHICAL TRADE AUDIT (SMETA) REPORT

Smeta (The Sedex Members Ethical Trade Audit) jest procedurą audytową opartą między innymi o wymagania kodeksu etycznego ETI Base Code (Ethical Trade Initiatives) oraz nawiązującą do konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy (International Labour Organisation – ILO) jak również do krajowych przepisów prawa.

W/w procedura audytowa zakłada przeprowadzenie oceny istniejącej sytuacji wewnątrz struktury organizacyjnej firmy i tym samym nie nawiązuje do jakościowych audytów certyfikujących ukierunkowanych na dokumentowanie zgodności i niezgodności w odniesieniu do wymagań punktów odniesienia a tym samym skutkujących przyznaniem lub odmową przyznania certyfikatu. Audit Smeta skutkuje podjęciem przez firmę działań korygujących w odniesieniu do obszarów wymagających doskonalenia, a wynik audytu przedstawiony jest w postaci raportu poaudytowego.

Podejście stosowane przez organizację Sedex weryfikuje sytuacje w zakładzie i – jeśli działania audytowe zdefiniują poważne niezgodności – rekomenduje przerwanie współpracy na płaszczyźnie handlowej.

Smeta jako procedura audytowa organizacji Sedex jest jednym z elementów zarządzania audytami etycznymi wykorzystującym mobilną platformę internetową jako źródło komunikacji między poszczególnymi członkami. Dzięki platformie gromadzącej dane niezbędne do weryfikacji partnerów biznesowych, samoocena firmy, ocena w trakcie audytu oraz podejmowane działania doskonalące i nawiązujące do kodeksu etycznego ETI pozwalają na poznanie organizacji innym członkom Sedex.

Przebieg procesu audytowego
Wg. procedury SMETA, proces audytu obejmuje kolejno następujące po sobie elementy tj.:

• Rejestracja firmy w bazie Sedex
• Uzupełnienie kwestionariusza samooceny oraz oszacowanie ryzyka w oparciu o: kraj, branżę, siłę roboczą, praktyki związane z zasobami ludzkimi
• Wybór firmy audytującej oraz audyt zakładu przeprowadzany dla określonych szacunków ryzyka
• Działania poaudytowe i ciągłe doskonalenie

Filar 2 – zakres audytu Smeta
W systemie Sedex standardy pracy i BHP obejmujące poniższe postulaty, uznawane są jako SMETA 2 – Pillar audit. Są one również definiowane przez tzw. inicjatywę etycznego handlu (ETI – ethical trading initiative)

• Swoboda w wyborze zatrudnienia/ dobrowolność zatrudnienia
• Wolność do zrzeszania się i prawa do tworzenia związków/ zbiorowych negocjacji w sprawie warunków zatrudnienia
• Bezpieczne i higieniczne warunki pracy
• Nie wykorzystywanie do pracy dzieci
• Wypłacanie płacy zapewniającej utrzymanie na minimalnym poziomie/ godziwa płaca
• Nie przekraczanie godzin pracy
• Zakaz dyskryminacji
• Zapewnienie stałego zatrudnienia/ uregulowany stosunek pracy
• Zakaz nieludzkiego traktowania

Dodatkowo filar 2 zawiera moduły obejmujące następujące zagadnienia:

• Prawo do pracy
• Wdrożenie kodeksu i systemu
• Podwykonawstwo i Home-working
• Środowisko

Filar 4 – zakres audytu Smeta

Zgodnie z wytycznymi audytu Smeta, ocena dwóch dodatkowych wymagań określana jest jako SMETA 4 – Pillar audit. Są to:
Środowisko (wersja rozszerzona)

• Środowisko (wersja rozszerzona)
• Praktyki biznesowe

 Poziom realizowanych audytów:

• Audyt pierwszej strony (first party audit) – audyt wewnętrzny wykonany z wykorzystaniem wewnętrznych zasobów organizacji (pracowników zakładu).
• Przeprowadzany przed zewnętrznym audytem dla weryfikacji sytuacji w zakładzie w odniesieniu do punktów odniesienia/ wymagań.
• Audyt drugiej strony (second party audit) – audyt przeprowadzany przez odpowiednio wykwalifikowanych pracowników kontrahenta/ odbiorcy
• Audyt trzeciej strony (third party audit) – audyt przeprowadzony przez niezależną organizację certyfikującą.

W ramach procedury audytowej Smeta akceptowane są wszystkie w/w formy auditów, na podstawie wymagań kontrahenta zlecającego proces auditowy.
Lista rekomendowanych dokumentów, to między innymi:

• Plan zakładu
• Obowiązujące przepisy prawne i regulacje
• Umowy na podstawie których został zawarty stosunek pracy
• Informacje dotyczące pracownika, czyli warunki zatrudnienia (prawa i obowiązki pracownika, zakresy odpowiedzialności i uprawnień)
• Porozumienie w sprawie powołania i funkcjonowania związków zawodowych lub rady pracowniczej – jeśli dotyczy
• Lista substancji chemicznych i rozpuszczalników (substancji niebezpiecznych) używanych w zakładzie
• Zezwolenia, licencje, certyfikaty dopuszczenia
• Raporty z kontroli prowadzonych przez organy państwowe np. Państwowa Inspekcja Pracy, Inspektorat Sanitarny, Urząd Dozoru Technicznego, Państwowa Straż
• Pożarna, Inspektorat Ochrony Środowiska
• Przeglądy maszyn i urządzeń, rejestr serwisów
• Rejestr wypadków przy pracy
• Procedury postępowania w przypadku nagłych wypadków i sytuacji kryzysowych
• Plan ewakuacji (poddany przeglądowi)
• Rejestry czasu pracy
• Listy płac
• Stawka akordowa
• Ubezpieczenia, podatki i inne wymagane wpływy (wraz ze szczegółami dotyczącymi typu polisy, daty ważności oraz firmy ubezpieczeniowej)
• Zapisy produkcyjne
• Raporty z poprzednich audytów etycznych, plan działań korygujących, audyty wewnętrzne
• Polityki i regulaminy dotyczące pracy dzieci
• Polityki i regulaminy dotyczące płac i godzin pracy
• Regulamin dyscyplinarny
• Wymagania dotyczące świadczeń i zasiłków
• Polityka ochrony środowiska
• Szkolenia dla pracowników
• Polityki i regulaminy dotyczące dyskryminacji i molestowania
• Inne

Dla Państwa potrzeb opracujemy dokumentacje zakładowe, przeprowadzimy szkolenia lub konsultacje w zakresie systemu SMETA oraz pomożemy w przygotowaniu do audytu trzeciej strony.