Jak poprawić wynik EcoVadis? 10 błędów, przez które firma traci punkty

 

Firma kolejny raz otrzymała podobny wynik EcoVadis, mimo że zebrała więcej dokumentów i poświęciła dużo czasu na wypełnienie kwestionariusza? Problem często nie wynika z braku działań, lecz z tego, że nie zostały one właściwie udokumentowane, wdrożone w całej organizacji albo powiązane z odpowiedziami udzielonymi w ocenie.

Wyjaśniamy, jak poprawić wynik EcoVadis, jak czytać kartę wyników oraz które błędy w dokumentacji najczęściej ograniczają możliwość uzyskania lepszej oceny.

Jak poprawić wynik EcoVadis? Odpowiedź w skrócie

Aby poprawić wynik EcoVadis, nie wystarczy przygotować większej liczby dokumentów. Firma powinna wykazać spójność pomiędzy politykami, wdrożonymi działaniami i mierzalnymi wynikami. Każdy dowód powinien być aktualny, wiarygodny, kompletny, związany z ocenianym podmiotem i bezpośrednio potwierdzać udzieloną odpowiedź. Punktem wyjścia powinna być analiza poprzedniej karty wyników i wskazanych w niej obszarów do poprawy.

Co właściwie ocenia EcoVadis?

EcoVadis nie ocenia wyłącznie tego, czy firma posiada politykę środowiskową, kodeks etyczny lub procedurę zakupową. Zgodnie z metodologią ocenie podlega jakość systemu zarządzania zrównoważonym rozwojem w trzech warstwach:

• polityki – zobowiązania, cele i odpowiedzialności przyjęte przez organizację,

• działania – rozwiązania faktycznie wdrożone w celu realizacji zobowiązań,

• wyniki – mierniki, raportowanie, zasięg wdrożenia i rezultaty podejmowanych działań.

Warstwy te są analizowane za pomocą siedmiu wskaźników zarządczych: polityk, deklaracji i inicjatyw zewnętrznych, działań, certyfikatów, zakresu wdrożenia, raportowania oraz ustaleń 360° Watch. Zakres kwestionariusza jest przy tym dostosowywany m.in. do działalności, wielkości firmy i lokalizacji jej operacji.

Ocena obejmuje cztery główne obszary:

• środowisko,

• praca i prawa człowieka,

• etyka,

• zrównoważone zamówienia.

Dlatego wysoki poziom dojrzałości w jednym obszarze nie zawsze rekompensuje poważne braki w innym. Firma może mieć rozbudowany system środowiskowy, a jednocześnie tracić punkty z powodu słabego udokumentowania etyki, praw człowieka albo oceny dostawców.

Dlaczego wynik EcoVadis się nie poprawia mimo dodania nowych dokumentów?

Większa liczba załączników nie oznacza automatycznie lepszego wyniku. EcoVadis wskazuje, że odpowiedzi mogą zostać uwzględnione punktowo tylko wtedy, gdy są poparte właściwymi dowodami. Dokument powinien być formalny, odpowiedni dla zakresu oceny, kompletny i aktualny.

Jeżeli firma po poprzedniej ocenie jedynie zmieniła treść kilku polityk, ale nie wdrożyła nowych działań, nie określiła mierników i nie zebrała wyników, rezultat kolejnej oceny może pozostać zbliżony. Tak samo stanie się wtedy, gdy wartościowe działania są realizowane w praktyce, lecz przedstawiona dokumentacja ich nie potwierdza.

10 najczęstszych błędów obniżających wynik EcoVadis

1. Przygotowanie samych polityk bez dowodów wdrożenia

Polityka pokazuje, co firma deklaruje i do czego się zobowiązuje. Nie potwierdza jednak automatycznie, że zobowiązania zostały przełożone na działania. Potrzebne mogą być m.in. procedury, rejestry szkoleń, oceny ryzyka, wyniki audytów, kryteria kwalifikacji dostawców, plany działań oraz raporty z realizacji celów.

Przykład: samo zapisanie w polityce, że organizacja ogranicza zużycie energii, nie zastępuje programu działań, pomiarów zużycia i oceny postępów.

 

2. Brak mierzalnych celów

Sformułowania takie jak „dążymy do ograniczenia emisji”, „dbamy o pracowników” albo „przeciwdziałamy korupcji” są zbyt ogólne, jeżeli nie towarzyszą im cele, terminy, odpowiedzialności i sposób monitorowania.

Cel powinien – tam, gdzie jest to możliwe – określać wartość bazową, oczekiwany rezultat, termin realizacji, zakres organizacyjny i osobę odpowiedzialną za monitorowanie.

 

3. Brak raportowania wyników i wskaźników KPI

Firma może prowadzić wiele wartościowych działań, ale bez danych nie wykaże ich skuteczności. W zależności od profilu organizacji przydatne mogą być m.in. wskaźniki zużycia energii i wody, emisji gazów cieplarnianych, wypadkowości, absencji, rotacji, udziału pracowników w szkoleniach, zgłoszeń naruszeń czy dostawców poddanych ocenie ESG.

Dane powinny być spójne, opisane, odnosić się do właściwego okresu oraz obejmować zakres firmy podlegający ocenie.

 

4. Dokumenty nie odnoszą się do ocenianej spółki

W grupach kapitałowych często przesyłane są polityki centrali, raport grupowy lub dokumenty innej spółki. Mogą one nie potwierdzać odpowiedzi ocenianego podmiotu, jeżeli nie wskazują jednoznacznie, że obejmują także tę spółkę, jej pracowników i działalność.

Przed przesłaniem dokumentacji trzeba sprawdzić nazwę podmiotu, zakres terytorialny, jednostki organizacyjne oraz sposób formalnego objęcia spółki rozwiązaniami grupowymi.

 

5. Brak daty, zatwierdzenia lub identyfikacji firmy

Nieformalny plik bez nazwy firmy, logo, daty wydania albo daty przeglądu może zostać uznany za niewystarczający. Dokument powinien wyglądać jak rzeczywisty element systemu zarządzania, a nie tekst przygotowany wyłącznie na potrzeby wypełnienia kwestionariusza.

Warto wprowadzić nadzór nad dokumentami: oznaczenie wersji, datę obowiązywania, zatwierdzenie, właściciela dokumentu oraz termin kolejnego przeglądu.

 

6. Przesyłanie materiałów przygotowanych wyłącznie na potrzeby oceny

EcoVadis wyraźnie wskazuje, że dokumenty stworzone tylko po to, aby odpowiedzieć na pytania kwestionariusza, mogą nie zostać uznane. Dotyczy to również treści skopiowanych z innych organizacji lub źródeł internetowych bez dowodów rzeczywistego wdrożenia.

Dokumentacja powinna wynikać z faktycznego systemu zarządzania firmy. Celem nie jest stworzenie „papierów pod EcoVadis”, lecz uporządkowanie istniejących procesów, uzupełnienie realnych luk i zebranie dowodów funkcjonowania systemu.

 

7. Niewłaściwe przypisanie dokumentu do odpowiedzi

Nawet dobry dokument może nie przynieść oczekiwanego efektu, jeśli nie potwierdza konkretnej odpowiedzi. Załącznik powinien zawierać dowód bezpośrednio związany z zaznaczoną opcją. Sam tytuł dokumentu lub ogólne nawiązanie do tematu może być niewystarczające.

Przed wysłaniem warto przygotować matrycę: pytanie – udzielona odpowiedź – wymagany dowód – nazwa dokumentu – strona lub sekcja zawierająca potwierdzenie.

 

8. Brak ciągłości pomiędzy polityką, działaniem i wynikiem

Najbardziej przekonująca dokumentacja tworzy logiczny łańcuch:

• firma identyfikuje istotne ryzyko,

• przyjmuje zobowiązanie i cel,

• wdraża odpowiednie działanie,

• obejmuje nim właściwą część organizacji,

• mierzy wynik i dokonuje przeglądu.

Jeżeli jeden z tych elementów nie został udokumentowany, system może wyglądać na fragmentaryczny. Przykładowo kodeks etyczny bez oceny ryzyka, szkoleń, kanału zgłoszeń i monitorowania nie potwierdza kompletnego zarządzania ryzykiem etycznym.

 

9. Pominięcie zrównoważonych zamówień

Firmy często koncentrują się na środowisku i pracownikach, a znacznie słabiej dokumentują wymagania wobec dostawców. Tymczasem przy odpowiednim profilu działalności znaczenie mogą mieć m.in. kodeks dostawcy, kryteria ESG w kwalifikacji i okresowej ocenie, klauzule umowne, ocena ryzyka łańcucha dostaw, audyty oraz działania podejmowane po stwierdzeniu niezgodności.

Samo wysłanie dostawcom kodeksu nie potwierdza jeszcze skutecznego wdrożenia procesu.

 

10. Brak analizy poprzedniej karty wyników

Karta wyników nie powinna być traktowana wyłącznie jako końcowa ocena. Wskazane mocne strony i obszary doskonalenia stanowią punkt wyjścia do opracowania planu działań. Bez przełożenia uwag na konkretne zadania firma może przy kolejnej ocenie przesłać podobny zestaw dowodów i ponownie otrzymać zbliżony rezultat.

Analiza powinna uwzględniać nie tylko wynik ogólny, lecz także cztery wyniki tematyczne oraz informacje o brakujących politykach, działaniach, zakresie wdrożenia i raportowaniu.

Dokumentacja EcoVadis w 2026 roku – ważny jest dobór, nie liczba plików

Opublikowany 24 sierpnia 2026 r. oficjalny przewodnik EcoVadis dotyczący dokumentacji zawiera wskazówki dotyczące przygotowania zgłoszenia w ramach limitu 55 dokumentów, przykłady prawidłowych i nieprawidłowych dowodów oraz zalecenia dla firm poddających się ponownej ocenie.

Limit nie powinien skłaniać do przypadkowego łączenia wielu niezależnych materiałów w jeden sztuczny dokument. Lepszym rozwiązaniem jest wcześniejsze przyporządkowanie dowodów do pytań, usunięcie duplikatów i wybór dokumentów o największej wartości dowodowej.

Zgodnie z aktualnymi informacjami EcoVadis okres ważności stosowany do dokumentów dotyczących polityk i działań wynosi osiem lat, a do raportowania KPI – dwa lata. Nie oznacza to jednak, że każda kilkuletnia polityka nadal prawidłowo opisuje aktualną działalność firmy. Dokument musi również odpowiadać obecnemu zakresowi organizacji, ryzykom i rzeczywiście stosowanym rozwiązaniom.

 

Jak przygotować plan poprawy wyniku EcoVadis?

 

Skuteczny plan powinien rozpoczynać się przed otwarciem kolejnego kwestionariusza. Rekomendowany sposób postępowania obejmuje:

 

• analizę karty wyników – oddzielnie dla każdego tematu i wskaźnika zarządczego,

• inwentaryzację dokumentacji – sprawdzenie aktualności, zakresu, zatwierdzeń i wartości dowodowej,

• analizę luk – ustalenie, czy brakuje polityki, działania, zakresu wdrożenia czy wyniku,

• ustalenie priorytetów – rozpoczęcie od obszarów o największym znaczeniu i realnej możliwości poprawy,

• wdrożenie działań – przydzielenie odpowiedzialności, terminów i zasobów,

• zebranie dowodów – rejestrów, raportów, wskaźników, wyników audytów i potwierdzeń realizacji,

• weryfikację przed wysłaniem – sprawdzenie spójności każdej odpowiedzi z przypisanym dokumentem.

Plan poprawy powinien być realistyczny. Nie każdą lukę można usunąć przez zmianę dokumentu. Część działań wymaga czasu, aby uzyskać reprezentatywne dane, objąć procesem wszystkie lokalizacje albo wykazać skuteczność wdrożenia.

 

Co oznacza wynik EcoVadis na poziomie około 45–50 punktów?

Taki wynik wskazuje zwykle, że firma posiada już część elementów systemu zrównoważonego rozwoju, ale system nie jest jeszcze jednakowo dojrzały we wszystkich ocenianych obszarach. Nie należy jednak wyciągać wniosków wyłącznie z wyniku ogólnego. Dwie firmy z takim samym rezultatem mogą mieć zupełnie inne luki i potrzebować innych działań.

Aktualne zasady EcoVadis przewidują oznakę Committed przy wyniku co najmniej 45 punktów, z zastrzeżeniem dodatkowych kryteriów kwalifikacyjnych. Medale są natomiast przyznawane na podstawie pozycji percentylowej: Platinum dla 1% najlepiej ocenionych firm, Gold dla 5%, Silver dla 15%, a Bronze dla 35%. Sam wynik ogólny nie gwarantuje zatem medalu.

Firma, która kolejny raz osiąga podobny rezultat, powinna przede wszystkim odpowiedzieć na trzy pytania:

• który z czterech obszarów ogranicza wynik najbardziej,

• czy działania są realizowane, ale słabo udokumentowane, czy też rzeczywiście ich brakuje,

• czy organizacja wykazuje rezultaty i zakres wdrożenia, a nie tylko deklaracje.

Jak Source of Solutions Poland pomaga poprawić wynik EcoVadis?

Zakres wsparcia dobieramy do etapu przygotowania firmy i problemów widocznych w jej dotychczasowej ocenie. Możemy zrealizować:

• szkolenie EcoVadis dopasowane do firmy – omówienie metodologii, pytań, dokumentów i sposobu organizacji pracy,

• szkolenie połączone z analizą karty wyników – wskazanie przyczyn utraty punktów i priorytetowych obszarów doskonalenia,

• przegląd dokumentacji EcoVadis – ocena aktualności, kompletności, zakresu i powiązania dokumentów z pytaniami,

• opracowanie planu poprawy – uporządkowanie działań, odpowiedzialności, terminów i potrzebnych dowodów,

• wsparcie we wdrożeniu brakujących rozwiązań – w zakresie środowiska, praw pracowniczych, etyki i zrównoważonych zakupów.

Jeżeli firma posiada już kartę wyników, nie rozpoczynamy od ogólnego wykładu. Analizujemy dotychczasową ocenę i koncentrujemy się na obszarach, które rzeczywiście wymagają poprawy.

Sprawdź szkolenie EcoVadis – przygotowanie do oceny i poprawa wyniku

Zobacz wsparcie we wdrożeniu wymagań EcoVadis

Poznaj także nasze wsparcie w zakresie standardów etycznych i społecznych

Twój wynik EcoVadis nie poprawia się mimo kolejnych ocen?

Prześlij nam kartę wyników oraz informację o terminie kolejnej oceny. Zaproponujemy zakres współpracy odpowiedni do potrzeb firmy: od szkolenia, przez przegląd dokumentów, aż po kompleksowy plan poprawy i wsparcie we wdrożeniu.

Zapytaj o analizę wyniku i dokumentacji EcoVadis

Najczęściej zadawane pytania o poprawę wyniku EcoVadis

Czy większa liczba dokumentów poprawia wynik EcoVadis?

 

Nie automatycznie. Znaczenie ma jakość dowodów, ich aktualność, kompletność, wiarygodność oraz bezpośrednie powiązanie z odpowiedziami. Duża liczba słabych lub powtarzających się załączników nie zastąpi spójnego systemu zarządzania.

Dlaczego EcoVadis nie uznał naszej polityki?

 

Przyczyną może być m.in. brak identyfikacji firmy, daty, formalnego zatwierdzenia, odpowiedniego zakresu lub konkretnych zobowiązań. Dokument może również dotyczyć innej spółki albo wyglądać na przygotowany wyłącznie na potrzeby kwestionariusza.

Czy można poprawić wynik EcoVadis w ciągu kilku tygodni?

 

Można szybko uporządkować dokumentację, poprawić przypisanie dowodów i zaplanować działania. Niektóre luki wymagają jednak rzeczywistego wdrożenia, objęcia działaniami odpowiedniej części organizacji oraz zebrania wyników. Dlatego przygotowania warto rozpocząć możliwie wcześnie.

Od czego zacząć po otrzymaniu niskiego wyniku?

 

Od analizy karty wyników: wyników cząstkowych, mocnych stron, obszarów do poprawy i ich priorytetów. Następnie należy porównać uwagi z posiadaną dokumentacją i praktyką organizacji oraz przygotować plan działań z terminami i odpowiedzialnościami.

Czy konsultant może zagwarantować określony wynik lub medal?

 

Nie. Ostateczną ocenę przeprowadza EcoVadis według własnej metodologii, a medale zależą również od pozycji percentylowej oraz dodatkowych kryteriów kwalifikacyjnych. Profesjonalne wsparcie może pomóc zidentyfikować luki, uporządkować dowody i lepiej przygotować organizację, ale nie powinno obejmować gwarancji konkretnej liczby punktów.

Czy szkolenie wystarczy, aby poprawić wynik EcoVadis?

 

Szkolenie może wystarczyć, jeżeli firma posiada wdrożone działania i potrzebuje przede wszystkim lepiej zrozumieć metodologię oraz uporządkować proces. Jeżeli brakuje dokumentacji, mierników lub rozwiązań w poszczególnych obszarach, wskazane jest połączenie szkolenia z analizą karty wyników i wsparciem wdrożeniowym.

Galeria zdjęć