Najważniejsze informacje w skrócie

• Właściciel marki, który wprowadza żywność lub suplementy diety do obrotu, jest podmiotem działającym na rynku spożywczym.

• Przy marce własnej i produkcji kontraktowej najczęściej konieczna jest rejestracja działalności w Sanepidzie.

• Suplement diety wymaga dodatkowo powiadomienia do GIS przed lub przy pierwszym wprowadzeniu do obrotu.

• Producent kontraktowy odpowiada za proces produkcji i system HACCP, ale właściciel marki musi prowadzić nadzór nad produkcją kontraktową.

• Kluczowe są: umowa jakościowa, specyfikacje, identyfikowalność, procedura wycofania oraz zgodne z prawem oznakowanie.

Czym jest produkcja kontraktowa żywności i suplementów diety?

Produkcja kontraktowa polega na tym, że produkt jest wytwarzany przez zewnętrzny zakład, ale trafia na rynek pod Twoją marką. Taki model jest popularny w branży spożywczej, suplementów diety, żywności funkcjonalnej, wyrobów proszkowanych, napojów, przekąsek i produktów premium.

To rozwiązanie pozwala szybciej wejść na rynek bez inwestowania we własny zakład, ale nie zwalnia właściciela marki z odpowiedzialności za legalność działania, zgodność produktu i właściwy nadzór nad dostawcą.

Kto musi zarejestrować działalność w Sanepidzie?

Jeżeli firma wprowadza środki spożywcze do obrotu pod własną nazwą lub marką, co do zasady działa jako podmiot na rynku spożywczym. Dotyczy to także sytuacji, gdy nie produkujesz samodzielnie, lecz korzystasz z produkcji kontraktowej.

W praktyce oznacza to, że firma sprzedająca produkty pod własną marką powinna przeanalizować obowiązek wpisu do rejestru zakładów prowadzonego przez właściwego państwowego powiatowego inspektora sanitarnego. Zakres rejestracji zależy od modelu działania, na przykład od tego, czy prowadzisz wyłącznie sprzedaż, magazynujesz towar, konfekcjonujesz go lub prowadzisz wysyłkę.

Czy marka własna bez własnej produkcji też podlega rejestracji?

Tak. To jeden z najczęściej pomijanych obowiązków. Wielu przedsiębiorców błędnie zakłada, że skoro produkt wytwarza zewnętrzny producent kontraktowy, to rejestracja dotyczy wyłącznie fabryki. Tymczasem podmiot, który wprowadza produkt do obrotu pod własną marką, również występuje w łańcuchu żywnościowym i musi spełniać wymagania wynikające z przepisów żywnościowych.

Jeżeli na etykiecie widnieje Twoja firma, marka lub dane Twojego przedsiębiorstwa, organy kontrolne będą oczekiwać, że masz uporządkowaną dokumentację, nadzór nad dostawcą oraz wdrożone procedury odpowiednie do charakteru działalności.

Rejestracja suplementów diety – Sanepid czy GIS?

W przypadku suplementów diety trzeba rozdzielić dwa obowiązki:

• rejestrację działalności jako podmiotu działającego na rynku spożywczym,

• powiadomienie suplementu diety do GIS.

To nie są te same procedury. Rejestracja dotyczy firmy i rodzaju działalności, natomiast powiadomienie do GIS dotyczy konkretnego produktu – jego składu, formy i oznakowania.

Jak wygląda rejestracja podmiotu wprowadzającego żywność do obrotu?

Zakres formalności zależy od modelu działalności, ale zwykle trzeba przygotować:

• dane rejestrowe firmy,

• opis rodzaju działalności,

• informację o grupach produktów,

• opis lokalizacji lub miejsc prowadzenia działalności,

• opis przepływu produktu, na przykład: producent kontraktowy – magazyn – sklep internetowy – klient.

W praktyce organ może również oczekiwać uporządkowanej dokumentacji jakościowej, zwłaszcza gdy chodzi o markę własną, suplementy diety lub sprzedaż internetową.

Jakie dokumenty warto mieć przy marce własnej?

Przy produkcji kontraktowej i sprzedaży pod własną marką warto wdrożyć komplet dokumentów, które potwierdzają realny nadzór nad bezpieczeństwem żywności:

• procedurę nadzoru nad produkcją kontraktową,

• umowę jakościową z producentem,

• specyfikacje surowców i wyrobów gotowych,

• procedurę identyfikowalności,

• procedurę wycofania i postępowania reklamacyjnego,

• procedurę zarządzania zmianą,

• wzory etykiet i ich weryfikację prawną,

• dokumentację potwierdzającą ocenę i zatwierdzenie producenta kontraktowego.

Czy właściciel marki musi mieć HACCP?

Tak, ale zakres systemu zależy od rodzaju działalności. Jeżeli nie produkujesz żywności samodzielnie, zwykle nie tworzysz pełnego planu HACCP dla procesu technologicznego producenta. Nadal jednak musisz mieć wdrożone procedury oparte na zasadach bezpieczeństwa żywności, odpowiednie do swojej działalności, na przykład dla magazynowania, dystrybucji, identyfikowalności, reklamacji i wycofania.

Właśnie dlatego przy modelu marka własna + producent zewnętrzny tak ważna jest procedura nadzoru nad produkcją kontraktową.

Nadzór nad produkcją kontraktową – co powinien obejmować?

Właściciel marki nie może ograniczyć się do samego zamówienia produktu. Powinien wykazać, że ma kontrolę nad kluczowymi obszarami jakości i bezpieczeństwa. Taki nadzór powinien obejmować:

• ocenę i zatwierdzenie producenta kontraktowego,

• weryfikację, czy zakład działa legalnie i posiada właściwe wdrożenia,

• ustalenie odpowiedzialności w umowie jakościowej,

• akceptację receptury, specyfikacji i oznakowania,

• weryfikację badań oraz zgodności partii,

• zasady postępowania przy niezgodnościach i wycofaniu produktu.

Kto odpowiada za oznakowanie produktu pod własną marką?

W praktyce odpowiedzialność za oznakowanie bardzo często spoczywa na podmiocie, pod którego nazwą produkt jest oferowany konsumentowi. Dlatego firma rozwijająca markę własną powinna zadbać o zgodność etykiety z przepisami dotyczącymi żywności lub suplementów diety.

Najczęstsze błędy dotyczą składu, nazwy produktu, ostrzeżeń, deklaracji, sposobu użycia, oznaczeń obowiązkowych oraz komunikatów marketingowych, które wykraczają poza dopuszczalne oświadczenia.

Najczęstsze błędy przy produkcji kontraktowej i marce własnej

• brak rejestracji działalności w Sanepidzie,

• brak powiadomienia suplementu diety do GIS,

• brak procedur bezpieczeństwa żywności po stronie właściciela marki,

• brak umowy jakościowej z producentem,

• brak oceny dostawcy i nadzoru nad produkcją kontraktową,

• błędne oznakowanie produktu,

• brak gotowości do identyfikowalności i wycofania partii.

Dla kogo jest to rozwiązanie?

Wsparcie w zakresie rejestracji i dokumentacji jest szczególnie potrzebne firmom, które:

• tworzą suplementy diety pod własną marką,

• planują sprzedaż żywności premium lub produktów funkcjonalnych,

• korzystają z outsourcingu produkcji,

• wchodzą do e-commerce lub sprzedaży marketplace,

• chcą przygotować się do kontroli Sanepidu lub audytu klienta.

Jak możemy pomóc?

W Source of Solutions wspieramy firmy, które chcą legalnie i bezpiecznie rozwijać markę własną żywności lub suplementów diety. Pomagamy w ocenie obowiązków rejestracyjnych, przygotowaniu dokumentacji, procedur HACCP, nadzorze nad produkcją kontraktową oraz weryfikacji oznakowania.

Dzięki temu klient otrzymuje nie tylko dokumenty, ale przede wszystkim uporządkowany model działania gotowy do wdrożenia i obrony podczas kontroli.

FAQ – najczęstsze pytania

Potrzebujesz wsparcia?

Jeżeli planujesz wprowadzać żywność lub suplementy diety pod własną marką, skontaktuj się z Nami. Pomożemy ustalić, jakie obowiązki dotyczą Twojego modelu biznesowego i przygotujemy kompletną dokumentację do wdrożenia.