Rekrutacja specjalisty ds. jakości czy outsourcing? Porównujemy rozwiązania dla zakładu spożywczego

Zakład produkcji żywności musi utrzymać system HACCP, przygotowywać się do audytów, nadzorować dostawców, badania, etykiety, reklamacje i działania korygujące. Co jednak zrobić, gdy brakuje osoby, która przejmie te obowiązki? Rekrutacja specjalisty ds. jakości nie jest jedynym rozwiązaniem. W zależności od wielkości zakładu, liczby standardów oraz zakresu codziennych zadań firma może wybrać zatrudnienie pracownika, outsourcing jakości albo model hybrydowy.

Najważniejsze pytanie nie brzmi więc: „etat czy outsourcing?”, lecz: które zadania wymagają stałej obecności w zakładzie, a które można bezpiecznie powierzyć zewnętrznemu specjaliście?

Dlaczego rekrutacja specjalisty ds. jakości bywa trudna?

W ogłoszeniach rekrutacyjnych dla branży spożywczej często pod jednym stanowiskiem znajduje się bardzo szeroki zakres odpowiedzialności. Poszukiwana osoba ma jednocześnie:

• prowadzić dokumentację HACCP oraz systemów IFS Food lub BRCGS Food Safety,

• przygotowywać zakład do audytów i zamykać działania poaudytowe,

• nadzorować dostawców, surowce, specyfikacje i przyjęcie dostaw,

• planować badania laboratoryjne i nadzorować wyposażenie kontrolno-pomiarowe,

• weryfikować etykiety i specyfikacje produktów,

• odpowiadać na kwestionariusze jakościowe odbiorców,

• prowadzić audyty wewnętrzne, szkolenia i przeglądy zarządzania,

• analizować reklamacje, niezgodności i działania korygujące,

• wspierać wdrażanie nowych produktów i ocenę nowych surowców.

Jeżeli firma prowadzi dwa zakłady albo oprócz IFS Food utrzymuje również produkcję ekologiczną, wymagania klientów sieciowych lub eksportowych, znalezienie jednej osoby z pełnym zestawem kompetencji może wymagać czasu. Tymczasem audyty, terminy badań, przeglądy HACCP i odpowiedzi dla klientów nie czekają na zakończenie rekrutacji.

Na czym polega outsourcing specjalisty ds. jakości?

Outsourcing specjalisty ds. jakości polega na przekazaniu zewnętrznemu ekspertowi uzgodnionej części lub całości zadań związanych z utrzymaniem systemu jakości i bezpieczeństwa żywności. Współpraca może mieć charakter stały, czasowy albo projektowy.

Zewnętrzny specjalista może pełnić funkcję opiekuna systemu, pełnomocnika ds. systemów zarządzania lub eksperta wspierającego pracowników jakości zatrudnionych w zakładzie. Zakres powinien zawsze wynikać z rzeczywistych procesów, ryzyka, liczby lokalizacji i wymagań stosowanych standardów.

Outsourcing nie oznacza automatycznego przeniesienia całej odpowiedzialności za jakość i bezpieczeństwo żywności poza organizację. Kierownictwo zakładu nadal odpowiada za zapewnienie zasobów, podejmowanie decyzji i skuteczne wdrożenie ustaleń. Dlatego już na początku współpracy należy jasno określić odpowiedzialności firmy, pracowników operacyjnych i zewnętrznego specjalisty.

Rekrutacja czy outsourcing jakości – porównanie

Nie istnieje jeden model właściwy dla każdego zakładu. Outsourcing nie powinien być oceniany wyłącznie przez porównanie miesięcznej faktury z wynagrodzeniem pracownika. Trzeba uwzględnić zakres usługi, liczbę wizyt, dostępność między wizytami, kompetencje specjalistyczne, zasady reagowania w sytuacjach pilnych oraz zadania pozostające po stronie firmy.

Kiedy warto zatrudnić wewnętrznego specjalistę ds. jakości?

Etatowy pracownik jest szczególnie potrzebny, gdy zakres codziennych działań operacyjnych wymaga stałej obecności na produkcji. Dotyczy to m.in. bieżącego zwalniania produktów, kontroli procesu, reagowania na odchylenia, nadzorowania higieny, pobierania prób, prowadzenia kontroli przyjęcia dostaw lub bezpośredniego wsparcia wielu zmian produkcyjnych.

Wewnętrzny specjalista może być lepszym wyborem, jeżeli:

• zakład pracuje w systemie wielozmianowym,

• codziennie występuje dużo decyzji wymagających obecności na miejscu,

• firma intensywnie rozwija nowe produkty,

• liczba reklamacji, badań, dostaw i wymagań odbiorców uzasadnia pełny etat,

• specjalista ma również zarządzać zespołem kontroli jakości.

 

Kiedy outsourcing jakości może być lepszym rozwiązaniem?

Zewnętrzne wsparcie sprawdza się wtedy, gdy firma potrzebuje doświadczenia systemowego, ale nie wszystkie zadania wymagają codziennej obecności eksperta w zakładzie.

1. Rekrutacja trwa, a system musi działać

Outsourcing może zabezpieczyć okres pomiędzy odejściem dotychczasowego pracownika a zatrudnieniem i wdrożeniem następcy. Zewnętrzny specjalista pilnuje uzgodnionych terminów, dokumentacji i przygotowania do audytów, a później uczestniczy w przekazaniu systemu nowej osobie.

2. Zakres nie uzasadnia pełnego etatu

W mniejszym zakładzie bieżące kontrole mogą wykonywać przeszkoleni pracownicy, natomiast przeglądy HACCP, aktualizację dokumentacji, audyty wewnętrzne i przygotowanie do certyfikacji można powierzyć zewnętrznemu pełnomocnikowi.

3. Firma potrzebuje kompetencji w kilku standardach

Jedna osoba nie zawsze posiada praktyczne doświadczenie jednocześnie w IFS Food, BRCGS, HACCP, produkcji ekologicznej, AOECS, znakowaniu i wymaganiach eksportowych. Outsourcing pozwala dopasować kompetencje do konkretnego zadania bez budowania rozbudowanego działu.

4. Wewnętrzny specjalista potrzebuje wsparcia

Młodszy pracownik może dobrze prowadzić codzienne zapisy i kontrole, ale potrzebować pomocy przy audycie, przeglądzie zarządzania, analizie zagrożeń, walidacji albo trudnej niezgodności. W takim przypadku zewnętrzny ekspert nie zastępuje pracownika, lecz zwiększa jego samodzielność i ogranicza ryzyko błędów.

5. Zbliża się audyt lub kontrola

Gdy termin audytu jest bliski, oczekiwanie na zakończenie rekrutacji może być ryzykowne. Współpracę można rozpocząć od diagnozy stanu systemu, określenia luk i planu działań, a następnie przejść do stałej obsługi.

Model hybrydowy – pracownik zakładu i zewnętrzny ekspert

W wielu zakładach najlepszym rozwiązaniem jest podział obowiązków. Osoba zatrudniona w firmie pozostaje blisko produkcji, kontroluje bieżące procesy i gromadzi zapisy. Zewnętrzny specjalista odpowiada za uzgodnione zadania wymagające większego doświadczenia systemowego.

Przykładowy podział obowiązków

Taki model pozwala zachować wiedzę operacyjną wewnątrz organizacji, a jednocześnie zapewnia dostęp do zewnętrznych kompetencji wtedy, gdy są rzeczywiście potrzebne.

Czy outsourcing może działać tylko na czas rekrutacji?

Tak. Współpraca nie musi oznaczać stałego zastąpienia etatu. Może obejmować okres przejściowy:

• rozpoznanie sytuacji i przejęcie pilnych terminów,

• weryfikację stanu dokumentacji i zaległych działań,

• ustalenie odpowiedzialności na czas wakatu,

• utrzymanie gotowości do audytów i kontroli,

• udział w określeniu zakresu stanowiska nowego pracownika,

• wdrożenie zatrudnionej osoby i uporządkowane przekazanie obowiązków,

• czasowe wsparcie merytoryczne po zakończeniu wdrożenia.

 

To rozwiązanie ogranicza ryzyko utraty ciągłości systemu oraz sytuacji, w której nowy pracownik rozpoczyna pracę od porządkowania nieaktualnych dokumentów i zaległych działań.

Jak ustalić zakres outsourcingu specjalisty ds. jakości?

Punktem wyjścia może być istniejący zakres obowiązków albo przygotowane już ogłoszenie rekrutacyjne. Każde zadanie należy przyporządkować do jednej z trzech grup:

• zadania wymagające codziennej obecności – pozostają po stronie zakładu,

• zadania możliwe do wykonania okresowo lub zdalnie – mogą zostać objęte outsourcingiem,

• zadania wymagające współpracy – zakład dostarcza dane i wdraża ustalenia, a ekspert przygotowuje analizę lub rozwiązanie.

Przed przygotowaniem oferty warto ustalić m.in.:

• liczbę zakładów, linii i zmian produkcyjnych,

• liczbę pracowników oraz strukturę obecnego zespołu jakości,

• stosowane standardy i zakresy certyfikacji,

• terminy najbliższych audytów i kontroli,

• stan dokumentacji oraz liczbę otwartych działań,

• oczekiwaną liczbę wizyt w zakładzie,

• zasady kontaktu i reagowania w sytuacjach pilnych,

• zadania, których firma nie chce lub nie może przekazać na zewnątrz.

 

Jak Source of Solutions Poland może wesprzeć zakład?

Oferujemy elastyczne modele współpracy dla firm z sektora spożywczego, paszowego, logistycznego i opakowaniowego. Zakres może obejmować stałą opiekę nad systemem, outsourcing pełnomocnika, wsparcie istniejącego działu jakości albo zabezpieczenie firmy na czas rekrutacji.

W zależności od potrzeb realizujemy m.in.:

• nadzór nad systemami HACCP, IFS Food, BRCGS Food Safety, GMP+ i ISO 22000,

• przeglądy i aktualizację dokumentacji,

• prowadzenie audytów wewnętrznych i audytów dostawców,

• przygotowanie zakładu oraz zespołu do audytów,

• wsparcie w opracowaniu i zamykaniu działań korygujących,

• szkolenia pracowników i zespołów HACCP,

• weryfikację etykiet, specyfikacji i dokumentacji dostawców,

• bieżące konsultacje dotyczące jakości i zgodności regulacyjnej.

Jeżeli firma przygotowuje się do wdrożenia lub certyfikacji, może również skorzystać z naszego wsparcia we wdrożeniu IFS Food v8 albo wdrożeniu BRCGS Food Safety.

Najczęściej zadawane pytania

Czy outsourcing specjalisty ds. jakości może zastąpić etat?

 

Może zastąpić etat w firmach, w których bieżące zadania operacyjne wykonują wyznaczeni i przeszkoleni pracownicy, a zewnętrzny specjalista prowadzi system, dokumentację, audyty i działania doskonalące. Jeżeli proces wymaga codziennej obecności osoby jakościowej na produkcji, lepszy może być etat albo model hybrydowy.

Czy można skorzystać z outsourcingu tylko na czas rekrutacji?

 

Tak. Zakres może obejmować zabezpieczenie systemu na czas wakatu, przygotowanie do audytu oraz późniejsze wdrożenie i wsparcie nowego pracownika.

Czy zewnętrzny specjalista może prowadzić IFS Food i HACCP?

 

Może przejąć uzgodnione zadania związane z utrzymaniem dokumentacji, audytami, przeglądami, analizą zagrożeń, działaniami korygującymi i przygotowaniem do audytu. Dokładny podział odpowiedzialności musi odpowiadać wymaganiom standardu i organizacji pracy zakładu.

Czy outsourcing jakości odbywa się wyłącznie zdalnie?

 

Nie. Model może łączyć pracę zdalną nad dokumentacją i bieżącymi konsultacjami z zaplanowanymi wizytami, audytami oraz szkoleniami w zakładzie.

Jak przygotowywana jest wycena?

 

Wycena zależy m.in. od liczby zakładów, standardów, stanu systemu, zakresu obowiązków, częstotliwości wizyt i oczekiwanej dostępności. Punktem wyjścia może być ogłoszenie rekrutacyjne lub dotychczasowy zakres stanowiska.

Galeria zdjęć