Wdrożenie Rainforest Alliance w łańcuchu dostaw – wymagania, dokumentacja i dalsza ścieżka firmy

Wdrożenie wymagań Rainforest Alliance nie jest tym samym co uzyskanie certyfikatu i nie oznacza, że każda firma musi następnie przejść audyt jednostki certyfikującej. Wdrożenie polega na przygotowaniu procesów, dokumentacji, identyfikowalności i pracowników do spełniania wymagań dotyczących certyfikowanych surowców oraz produktów.

Dopiero po określeniu zakresu działalności organizacji i przeprowadzeniu oceny ryzyka SCRA ustalana jest właściwa ścieżka. Firma może zostać skierowana na audyt zewnętrzny albo – w przypadku niższego poziomu ryzyka – uzyskać endorsement Rainforest Alliance bez pełnego audytu jednostki certyfikującej.

Czy po wdrożeniu każda firma musi się certyfikować?

Nie. Samo wdrożenie wymagań Rainforest Alliance nie powoduje automatycznie obowiązku przeprowadzenia audytu certyfikacyjnego.

Firma może wdrożyć wymagania jako przygotowanie organizacyjne, odpowiedź na oczekiwania klienta albo sposób uporządkowania identyfikowalności. Jeżeli jednak chce uczestniczyć w certyfikowanym łańcuchu dostaw, obsługiwać certyfikowane wolumeny lub stosować deklaracje Rainforest Alliance, powinna uzyskać odpowiedni formalny status.

W zależności od wyniku SCRA może to być:

• certyfikat wydany po audycie przeprowadzonym przez upoważnioną jednostkę certyfikującą,

• endorsement Rainforest Alliance, czyli formalne zatwierdzenie bez pełnego audytu zewnętrznego.

Więcej informacji o tym, od czego zależy audyt i poziom weryfikacji, znajduje się w artykule:

Czy każda firma musi przejść audyt Rainforest Alliance? RACP i SCRA krok po kroku.

Na czym polega wdrożenie wymagań Rainforest Alliance?

Wdrożenie Rainforest Alliance w łańcuchu dostaw polega na stworzeniu praktycznego systemu zarządzania certyfikowanymi surowcami i produktami. System powinien umożliwiać ustalenie, co firma kupiła, od jakiego dostawcy pochodził surowiec, gdzie był magazynowany, w jaki sposób został wykorzystany oraz komu sprzedano produkt gotowy.

Wdrożenie obejmuje zarówno dokumentację, jak i rzeczywiste działania wykonywane przez pracowników odpowiedzialnych za zakupy, magazynowanie, produkcję, jakość, sprzedaż, logistykę oraz marketing.

Zakres wdrożenia może obejmować:

• analizę roli firmy w łańcuchu dostaw Rainforest Alliance,

• określenie produktów, procesów i lokalizacji objętych zakresem,

• identyfikację magazynów zewnętrznych i podwykonawców,

• wybór właściwego modelu identyfikowalności,

• kwalifikację i okresową weryfikację dostawców,

• kontrolę dokumentów zakupowych i sprzedażowych,

• opracowanie procedur oraz rejestrów,

• prowadzenie bilansu certyfikowanych wolumenów,

• kontrolę deklaracji i oznaczeń Rainforest Alliance,

• przeprowadzenie samooceny organizacji,

• szkolenie pracowników,

• audyt wewnętrzny i test identyfikowalności.

 

Efektem wdrożenia jest przygotowanie firmy do spełniania i wykazania zgodności z wymaganiami. Wdrożenie samo w sobie nie jest jednak certyfikatem, endorsementem ani zgodą na używanie znaku Rainforest Alliance.

Wdrożenie, audyt i certyfikacja Rainforest Alliance – czym się różnią?

Wdrożenie wymagań Rainforest Alliance

Wdrożenie jest etapem organizacyjnym. Firma analizuje swoją działalność, określa zakres, przygotowuje dokumentację i dostosowuje procesy. Może być wykonywane przed rejestracją, równolegle z określaniem zakresu albo po otrzymaniu wymagań przypisanych w systemie.

Wdrożenie może zostać przeprowadzone również wtedy, gdy organizacja dopiero rozważa udział w programie lub chce odpowiedzieć na przyszłe wymagania klientów.

Audyt Rainforest Alliance

Audyt jest niezależną oceną zgodności wykonywaną przez upoważnioną jednostkę certyfikującą. Nie każda firma w łańcuchu dostaw zostanie skierowana na pełny audyt.

Konieczność audytu zależy przede wszystkim od zakresu działalności, procesów wykonywanych na certyfikowanym produkcie oraz wyniku oceny ryzyka SCRA.

Endorsement Rainforest Alliance

Endorsement jest uproszczoną ścieżką dostępną dla kwalifikujących się organizacji łańcucha dostaw o niższym poziomie ryzyka. Firma przeprowadza samoocenę, a przekazane informacje są weryfikowane przez Rainforest Alliance.

W przypadku pozytywnej oceny organizacja otrzymuje Endorsement Letter. Nie jest wówczas wymagany pełny audyt zewnętrznej jednostki certyfikującej.

Endorsement nadaje formalny status w programie, ale powinien być odróżniany od certyfikatu wydanego przez jednostkę certyfikującą po przeprowadzeniu audytu.

Kiedy firma nie musi przechodzić audytu certyfikacyjnego?

Nie każda organizacja kupująca, sprzedająca, magazynująca lub przetwarzająca certyfikowany produkt musi przechodzić audyt w takim samym zakresie. Rainforest Alliance stosuje podejście oparte na ryzyku.

Na ocenę mogą wpływać między innymi:

• rola firmy w łańcuchu dostaw,

• liczba lokalizacji,

• rodzaj wykonywanych procesów,

• fizyczny kontakt z produktem,

• przetwarzanie, mieszanie, pakowanie lub etykietowanie,

• wielkość obsługiwanych wolumenów,

• stosowany model identyfikowalności,

• udział podwykonawców,

• zakres deklaracji składanych klientom.

 

Firma o niższym poziomie ryzyka może zostać skierowana na ścieżkę endorsement, w której nie przeprowadza się pełnego audytu jednostki certyfikującej. Organizacja nadal musi jednak uzupełnić wymagane dane, przeprowadzić samoocenę i wykazać zgodność z przypisanymi wymaganiami.

Jeżeli przedsiębiorstwo wdrożyło wymagania wyłącznie jako wewnętrzny standard postępowania, ale nie zamierza występować jako certyfikowany podmiot, obsługiwać certyfikowanych wolumenów ani stosować deklaracji Rainforest Alliance, samo wdrożenie nie tworzy automatycznego obowiązku uzyskania certyfikatu.

RACP i SCRA – od czego zależy dalsza ścieżka firmy?

RACP – Rainforest Alliance Certification Platform

RACP jest platformą wykorzystywaną do obsługi szczegółowych działań związanych z procesem Rainforest Alliance. Organizacja przekazuje w niej informacje dotyczące między innymi lokalizacji, produktów, procesów i zakresu działalności.

Dane powinny odpowiadać rzeczywistemu sposobowi funkcjonowania firmy. Pominięcie magazynu, podwykonawcy, procesu pakowania albo innej operacji może wpłynąć na wynik oceny ryzyka i późniejszą ścieżkę weryfikacji.

SCRA – Supply Chain Risk Assessment

SCRA jest oceną ryzyka organizacji działającej w łańcuchu dostaw. Na podstawie przekazanych informacji Rainforest Alliance określa poziom ryzyka i odpowiednią formę weryfikacji.

Wynik SCRA może wskazać:

• konieczność przeprowadzenia audytu przez jednostkę certyfikującą,

• możliwość uzyskania endorsementu bez pełnego audytu,

• potrzebę uzupełnienia informacji lub dodatkowych wyjaśnień.

Firma nie powinna zamawiać audytu tylko dlatego, że rozpoczęła wdrożenie. Najpierw należy prawidłowo określić zakres i uzyskać wynik oceny ryzyka.

Wdrożenie Rainforest Alliance krok po kroku

1. Analiza roli firmy

Na początku należy ustalić, jakie działania organizacja wykonuje na produkcie. Inny zakres może dotyczyć firmy wyłącznie handlowej, a inny zakładu prowadzącego magazynowanie, produkcję, mieszanie, pakowanie lub etykietowanie.

2. Określenie lokalizacji i procesów

Zakres powinien uwzględniać centralę, zakłady produkcyjne, magazyny, miejsca konfekcjonowania oraz podwykonawców wykonujących operacje na certyfikowanych produktach.

3. Przygotowanie mapy przepływu produktu

Mapa procesu powinna przedstawiać drogę produktu od dostawcy do odbiorcy:

dostawca → przyjęcie → magazynowanie → produkcja lub konfekcjonowanie → magazyn wyrobów gotowych → sprzedaż → klient.

Należy uwzględnić także zwroty, przepakowywanie, straty, odpady, rework oraz przemieszczanie produktów pomiędzy lokalizacjami.

4. Wybór modelu identyfikowalności

Organizacja powinna określić model odpowiedni dla produktu i procesów. Może to być między innymi fizyczna segregacja certyfikowanego materiału albo bilans masy, jeżeli dany model jest dopuszczalny dla określonego produktu.

5. Opracowanie dokumentacji

Dokumentacja powinna opisywać rzeczywiste działania wykonywane w firmie. Nie powinna być uniwersalnym zestawem procedur niezwiązanym z procesami organizacji.

6. Przeprowadzenie samooceny

Firma powinna sprawdzić, czy spełnia wymagania przypisane do jej zakresu oraz czy posiada dowody potwierdzające zgodność. Samo zaznaczenie odpowiedzi w formularzu nie zastępuje wdrożonej praktyki.

7. Szkolenie pracowników

Szkoleniem należy objąć osoby odpowiedzialne za zakupy, magazyn, produkcję, jakość, sprzedaż, logistykę, fakturowanie i komunikację marketingową.

8. Test identyfikowalności i audyt wewnętrzny

Przed formalną weryfikacją warto przeprowadzić test identyfikowalności wstecz i w przód. Powinien on potwierdzić możliwość powiązania dostawy surowca z produkcją, magazynem, sprzedażą oraz dokumentami handlowymi.

9. Ustalenie dalszej ścieżki

Po uzupełnieniu zakresu i uzyskaniu wyniku SCRA firma otrzymuje informację, czy powinna przygotować się do audytu, czy może przejść ścieżkę endorsement.

Jakie dokumenty są potrzebne do wdrożenia Rainforest Alliance?

Zakres dokumentacji zależy od profilu firmy, jednak najczęściej obejmuje:

• opis organizacji i zakresu działalności,

• wykaz lokalizacji, produktów i procesów,

• podział odpowiedzialności,

• procedurę kwalifikacji dostawców,

• zasady weryfikacji dokumentów zakupowych,

• instrukcję przyjęcia i magazynowania produktów,

• procedurę identyfikowalności,

• zasady produkcji, mieszania lub konfekcjonowania,

• procedurę bilansu masy, jeżeli ma zastosowanie,

• zasady kontroli strat, odpadów, zwrotów i reworku,

• procedurę sprzedaży i stosowania deklaracji,

• rejestry zakupów, produkcji, magazynowania i sprzedaży,

• procedurę postępowania z niezgodnościami,

• program szkoleń,

• program audytów wewnętrznych,

• raporty z testów identyfikowalności.

 

Jeżeli firma posiada już system HACCP, BRCGS, IFS lub ISO 9001, część wymagań można połączyć z funkcjonującymi procedurami dotyczącymi dostawców, dokumentacji, identyfikowalności, szkoleń, audytów i działań korygujących.

Modele identyfikowalności Rainforest Alliance

Identity Preserved

Model umożliwia zachowanie informacji o konkretnym źródle pochodzenia certyfikowanego produktu. Wymaga szczegółowej identyfikacji dostaw i partii.

Segregation

Certyfikowany produkt jest fizycznie oddzielony od produktu niecertyfikowanego. Firma musi zapewnić odpowiednie oznakowanie, separację i kontrolę podczas magazynowania oraz przetwarzania.

Mass Balance

Bilans masy jest modelem administracyjnym, w którym kontrola opiera się na ilości kupionego i sprzedanego wolumenu. Firma nie może sprzedać większej ilości produktu z deklaracją niż ilość dostępna zgodnie z zapisami i zasadami programu.

Bilans masy nie jest automatycznie dopuszczony dla każdego produktu. Możliwość jego stosowania należy potwierdzić dla określonego surowca i zakresu działalności.

Najczęstsze błędy podczas wdrożenia

 

• utożsamianie wdrożenia z automatycznym uzyskaniem certyfikatu,

• założenie, że każda firma musi przejść pełny audyt,

• zamówienie audytu przed otrzymaniem wyniku SCRA,

• pominięcie magazynu zewnętrznego lub podwykonawcy,

• nieprawidłowe określenie roli organizacji,

• brak powiązania dokumentów zakupowych, magazynowych i sprzedażowych,

• niewłaściwy wybór modelu identyfikowalności,

• nieujmowanie strat, odpadów i reworku w bilansie,

• stosowanie deklaracji bez odpowiedniej podstawy,

• opracowanie procedur, które nie są stosowane w praktyce,

• brak aktualizacji zakresu po zmianie procesów lub lokalizacji.

Czy wdrożenie daje prawo do stosowania znaku Rainforest Alliance?

Nie. Samo wdrożenie dokumentacji ani przeprowadzenie szkolenia nie daje automatycznie prawa do stosowania znaku, pieczęci lub deklaracji Rainforest Alliance.

Komunikacja na opakowaniach, dokumentach sprzedażowych, stronie internetowej i w materiałach marketingowych powinna odpowiadać rzeczywistemu statusowi firmy i produktu oraz aktualnym zasadom dotyczącym claims.

Organizacja powinna przed zastosowaniem deklaracji sprawdzić między innymi:

 

• czy posiada wymagany formalny status,

• czy produkt pochodzi z właściwego łańcucha dostaw,

• czy posiada odpowiedni certyfikowany wolumen,

• czy deklaracja odpowiada modelowi identyfikowalności,

• czy wymagane zatwierdzenie komunikacji zostało uzyskane.

Wsparcie we wdrożeniu Rainforest Alliance

Source of Solutions Poland wspiera firmy w przygotowaniu i wdrożeniu wymagań Rainforest Alliance dla łańcucha dostaw.

Zakres współpracy może obejmować:

• analizę roli firmy i zakresu działalności,

• mapowanie procesów, produktów i lokalizacji,

• wsparcie podczas rejestracji oraz uzupełniania RACP,

• przygotowanie informacji do oceny SCRA,

• analizę przypisanych wymagań,

• przeprowadzenie samooceny i analizy luk,

• opracowanie indywidualnych procedur i rejestrów,

• wdrożenie identyfikowalności i bilansu wolumenów,

• szkolenie pracowników,

• audyt wewnętrzny i test identyfikowalności,

• przygotowanie do audytu jednostki certyfikującej,

• wsparcie w procesie endorsement,

• pomoc podczas realizacji działań korygujących.

 

Zakres usługi jest dostosowywany do rzeczywistej działalności przedsiębiorstwa oraz ścieżki wynikającej z SCRA. Firma nie ponosi kosztów przygotowania do audytu zewnętrznego, dopóki nie zostanie potwierdzone, że audyt jest wymagany.

Skontaktuj się z Source of Solutions Poland i sprawdź, jaki zakres wdrożenia jest potrzebny w Twojej organizacji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy wdrożenie Rainforest Alliance oznacza certyfikację?

Nie. Wdrożenie polega na przygotowaniu procesów, dokumentacji i pracowników. Certyfikat albo endorsement są wynikiem odrębnej, formalnej ścieżki weryfikacji.

Czy każda firma po wdrożeniu musi przejść audyt?

Nie. Konieczność przeprowadzenia audytu zależy od wyniku SCRA. Organizacje o niższym poziomie ryzyka mogą uzyskać endorsement bez pełnego audytu zewnętrznej jednostki certyfikującej.

Czy firma może wdrożyć wymagania bez ubiegania się o certyfikat?

Tak. Wymagania mogą zostać wdrożone jako przygotowanie organizacji, odpowiedź na oczekiwania klienta lub wewnętrzny system kontroli. Firma nie może jednak bez odpowiedniego formalnego statusu przedstawiać się jako certyfikowana ani stosować deklaracji zastrzeżonych dla uczestników programu.

Co decyduje o obowiązku audytu?

Znaczenie mają między innymi lokalizacje, produkty, procesy, obsługiwane wolumeny, model identyfikowalności, podwykonawcy oraz wynik oceny SCRA.

Czy endorsement jest tym samym co certyfikat z audytu?

Nie. Endorsement jest formalnym zatwierdzeniem udzielanym bezpośrednio przez Rainforest Alliance dla kwalifikujących się organizacji niskiego ryzyka. Certyfikat audytowy jest wydawany przez jednostkę certyfikującą po zewnętrznym audycie.

Czy firma powinna najpierw zamówić audyt, czy przeprowadzić SCRA?

Najpierw należy określić zakres działalności i uzyskać wynik SCRA. Dopiero na tej podstawie wiadomo, czy konieczny jest audyt i współpraca z jednostką certyfikującą.

Czy samo szkolenie wystarczy do wdrożenia?

Nie. Szkolenie jest jednym z elementów przygotowania. Firma musi również dostosować procesy, przygotować dokumentację, prowadzić wymagane zapisy i sprawdzić działanie systemu w praktyce.

Wdrożenie Rainforest Alliance nie oznacza automatycznego obowiązku przeprowadzenia audytu i uzyskania certyfikatu od jednostki certyfikującej. Jest to proces przygotowania firmy do prawidłowego zarządzania certyfikowanymi produktami, dokumentacją, identyfikowalnością oraz deklaracjami.

Dalsza ścieżka zależy od zakresu organizacji i wyniku SCRA. Firma może zostać skierowana na audyt zewnętrzny albo uzyskać endorsement Rainforest Alliance bez pełnego audytu. Dlatego przed podpisaniem umowy z jednostką certyfikującą należy prawidłowo określić zakres działalności i potwierdzić wymagany poziom weryfikacji.

Przeczytaj również: Audyt Rainforest Alliance – RACP, SCRA i poziom weryfikacji krok po kroku.