Wdrożenie wymagań koszerności – przygotowanie zakładu do certyfikacji
Planują Państwo produkcję żywności koszernej lub otrzymali zapytanie od odbiorcy o certyfikat koszerności? Zanim firma złoży wniosek do wybranej organizacji certyfikującej, warto sprawdzić, czy receptury, surowce, dostawcy, urządzenia, sposób organizacji produkcji oraz dokumentacja umożliwiają uzyskanie i późniejsze utrzymanie certyfikatu.
Source of Solutions Poland wspiera producentów żywności w przygotowaniu organizacyjnym i dokumentacyjnym do certyfikacji koszerności. Pomagamy przełożyć wymagania dotyczące koszerności na rozwiązania możliwe do zastosowania w konkretnym zakładzie – bez tworzenia procedur, które dobrze wyglądają wyłącznie w segregatorze.
Zapytaj o wdrożenie wymagań koszerności w swoim zakładzie
Na czym polega wdrożenie wymagań koszerności?
Wdrożenie polega na przygotowaniu firmy do spełnienia warunków określonych przez wybraną organizację prowadzącą nadzór koszerności. Nie ogranicza się ono do sprawdzenia listy składników. Obejmuje cały sposób zarządzania produktem: od kwalifikacji surowca i dostawcy, przez przyjęcie oraz magazynowanie, aż po produkcję, mycie, pakowanie, etykietowanie i zwolnienie wyrobu.
Zakres prac jest dobierany indywidualnie. Inaczej wygląda przygotowanie zakładu produkującego wyłącznie wyroby roślinne na dedykowanej linii, a inaczej firmy, która na wspólnym wyposażeniu wytwarza produkty mleczne, mięsne, pareve lub wyroby nieobjęte certyfikacją.
Dla jakich firm jest przeznaczona usługa?
Wsparcie jest przeznaczone między innymi dla:
- producentów żywności i napojów planujących wejście na rynek produktów koszernych;
- producentów składników, dodatków, aromatów, półproduktów i preparatów technologicznych;
- zakładów otrzymujących wymaganie certyfikacji od klienta, importera lub sieci handlowej;
- firm przygotowujących produkty na eksport;
- zakładów, które chcą rozszerzyć istniejący certyfikat o nowe produkty, linie lub lokalizacje;
- organizacji, które utraciły ciągłość dokumentacji lub mają trudność z nadzorowaniem zmian surowców i dostawców;
- firm produkujących pod marką własną klienta, jeśli certyfikat koszerności jest elementem specyfikacji produktu.
Jeżeli firma dopiero rozważa projekt i nie wie, czy certyfikacja jest możliwa, pierwszym krokiem może być audyt gotowości do certyfikacji koszerności.
Zakres wdrożenia wymagań koszerności
Zakres może obejmować całość przygotowań albo wybrane obszary wymagające uporządkowania.
1. Ustalenie celu i zakresu certyfikacji
Na początku określamy, które produkty, marki, linie i lokalizacje mają zostać objęte projektem. Weryfikujemy również wymagania odbiorcy oraz rynek docelowy. Ma to znaczenie, ponieważ nie każdy klient akceptuje każdą organizację certyfikującą, a wymagany zakres nadzoru może zależeć od produktu i sposobu jego wytwarzania.
2. Analiza receptur i składników
Przeglądamy pełne receptury, składniki złożone, dodatki, aromaty, nośniki, enzymy, kultury, tłuszcze, środki przeciwpienne oraz substancje pomocnicze stosowane w procesie. Identyfikujemy surowce wymagające dodatkowych potwierdzeń lub zmiany źródła zakupu.
3. Weryfikacja dostawców i certyfikatów
Porządkujemy zasady kwalifikacji dostawców oraz weryfikacji dokumentów potwierdzających status koszerny. Sprawdzamy, czy dokument dotyczy właściwego producenta, zakładu, produktu i okresu oraz czy jest wystarczający dla organizacji, do której firma zamierza złożyć wniosek.
4. Analiza procesu i wykorzystania urządzeń
Mapujemy przepływ produktu oraz wykorzystanie zbiorników, rurociągów, pieców, form, mieszalników, linii pakujących i narzędzi. Analizujemy produkty wytwarzane na wspólnym wyposażeniu, temperatury procesu, możliwość kontaktu pośredniego oraz kolejność produkcji.
5. Ocena mycia i przygotowania linii
Porównujemy stosowane procedury mycia z potrzebami projektu. Jeżeli organizacja certyfikująca wymaga specjalnego przygotowania lub koszeryzacji urządzeń, pomagamy zaplanować działania organizacyjne oraz niezbędne zapisy. Ostateczne warunki takiego procesu zatwierdza i nadzoruje właściwa organizacja lub jej przedstawiciel.
6. Organizacja magazynowania i identyfikacji
Ustalamy zasady przyjęcia, oznakowania, segregacji i wydawania surowców oraz opakowań. Celem jest zapobieganie pomyłkom, użyciu niezatwierdzonego materiału i utracie identyfikowalności.
7. Dokumentacja i odpowiedzialności
Tworzymy lub dostosowujemy potrzebne procedury, instrukcje, wykazy i formularze. Określamy osoby odpowiedzialne za zakupy, zmiany receptur, zatwierdzanie etykiet, planowanie produkcji, weryfikację dokumentów i kontakt z organizacją certyfikującą.
8. Etykiety i korzystanie ze znaku
Porządkujemy proces zatwierdzania projektów etykiet oraz kontroli właściwych wersji opakowań. Symbol koszerności może być stosowany dopiero po zatwierdzeniu, w zakresie i formie określonych przez właściciela znaku.
9. Przygotowanie personelu
Wyjaśniamy pracownikom, w jaki sposób wymagania wpływają na ich codzienne zadania. W zależności od potrzeb realizujemy także osobne szkolenie dotyczące żywności koszernej i wymagań dla producentów.
10. Przygotowanie do inspekcji certyfikacyjnej
Przed wizytą organizacji certyfikującej sprawdzamy kompletność informacji i gotowość zakładu. Pomagamy uporządkować kwestie otwarte, aby właściwa inspekcja nie była pierwszym momentem, w którym firma identyfikuje istotne braki.
Jak przebiega współpraca?
- Rozpoznanie potrzeb – zbieramy informacje o firmie, produktach, procesach, wyposażeniu, rynkach i oczekiwaniach odbiorców.
- Ustalenie zakresu projektu – wskazujemy obszary objęte pracami, potrzebne dane, sposób realizacji i odpowiedzialności stron.
- Analiza stanu obecnego – przeglądamy dokumentację i, zależnie od wariantu, oceniamy praktykę zakładową zdalnie lub na miejscu.
- Plan działań – przedstawiamy luki, ryzyka, wymagane decyzje i kolejność prac.
- Wdrożenie rozwiązań – wspólnie porządkujemy surowce, procesy, dokumentację, nadzór nad zmianami oraz zasady postępowania personelu.
- Weryfikacja gotowości – sprawdzamy wykonanie ustaleń i kompletność przygotowania przed właściwym procesem certyfikacyjnym.
Projekt może być realizowany online, w zakładzie lub w formule łączonej. W przypadku złożonych procesów, wspólnych linii albo wielu kategorii produktów wizyta w zakładzie może być niezbędna do rzetelnej oceny.
Wspieramy zakłady spożywcze w organizacyjnym, technologicznym i dokumentacyjnym przygotowaniu do wdrożenia wymagań koszerności. Zakres prac może obejmować analizę surowców, dostawców, procesów, urządzeń i dokumentacji, opracowanie procedur oraz szkolenie personelu. Kwestie wymagające interpretacji zasad kaszrutu, zatwierdzenie sposobu koszeryzacji oraz ostateczne potwierdzenie zgodności pozostają w kompetencji wybranej jednostki certyfikującej i właściwego nadzoru rabinicznego.
Co może otrzymać firma w ramach wdrożenia?
W zależności od ustalonego zakresu rezultatem prac mogą być:
- raport z analizy luk i plan wdrożenia;
- wykaz produktów, surowców i dostawców objętych projektem;
- matryca statusu składników i dokumentów potwierdzających;
- mapa wykorzystania urządzeń i linii;
- zasady zatwierdzania nowych surowców, dostawców i zmian receptur;
- procedury dotyczące przyjęcia, identyfikacji, magazynowania, produkcji i etykietowania;
- formularze kontroli dokumentów i zapisów produkcyjnych;
- podział odpowiedzialności w organizacji;
- materiały lub szkolenie dla personelu;
- weryfikacja gotowości przed inspekcją certyfikacyjną.
Dokładna lista rezultatów jest wskazywana w ofercie. Nie każdy zakład potrzebuje rozbudowanej, odrębnej dokumentacji – w wielu przypadkach skuteczniejsze jest rozszerzenie działających procedur HACCP, IFS, BRCGS lub FSSC 22000 o elementy związane z nadzorem koszerności.
Wdrożenie wymagań koszerności a działający system bezpieczeństwa żywności
Jeżeli firma posiada już HACCP albo certyfikowany system IFS, BRCGS, FSSC 22000 czy ISO 22000, wykorzystujemy istniejące mechanizmy tam, gdzie jest to zasadne. Dotyczy to szczególnie kwalifikacji dostawców, zatwierdzania specyfikacji, identyfikowalności, zarządzania zmianą, szkoleń oraz nadzoru nad dokumentacją.
Nie oznacza to jednak, że certyfikat bezpieczeństwa żywności potwierdza koszerność. Wymagania religijne obejmują dodatkowe kryteria dotyczące między innymi źródła składników, statusu urządzeń, rozdzielenia określonych kategorii i nadzoru rabinicznego. Więcej podstawowych informacji znajduje się na stronie Żywność koszerna i certyfikat koszerności.
Najczęstsze problemy ujawniane przed certyfikacją
- brak pełnych danych o składnikach złożonych i substancjach pomocniczych;
- certyfikat surowca wystawiony dla innego zakładu lub niewłaściwego produktu;
- brak systemu monitorowania terminów ważności certyfikatów dostawców;
- zmiany receptur lub dostawców wprowadzane bez dodatkowej oceny;
- współdzielenie urządzeń bez przeanalizowania wszystkich produktów i parametrów procesu;
- brak jednoznacznej identyfikacji materiałów w magazynie;
- używanie niewłaściwej wersji etykiety albo symbolu niezgodnego ze statusem produktu;
- brak osoby odpowiedzialnej za nadzór nad wymaganiami koszerności;
- założenie, że produkt wegański, naturalny lub bez wieprzowiny jest automatycznie koszerny.
Od czego zależy cena wdrożenia?
Wycena zależy przede wszystkim od liczby produktów i receptur, liczby surowców oraz dostawców, złożoności procesu, sposobu wykorzystania linii, liczby lokalizacji, zakresu potrzebnej dokumentacji i oczekiwanego udziału konsultanta. Znaczenie ma również to, czy firma wybrała już organizację certyfikującą i posiada jej wstępne wymagania.
Aby przygotować ofertę, prosimy zwykle o podstawowe informacje dotyczące:
- rodzaju wytwarzanych produktów;
- liczby produktów planowanych do certyfikacji;
- głównych procesów technologicznych;
- współdzielenia linii z innymi wyrobami;
- liczby zakładów i lokalizacji;
- rynku lub klienta wymagającego certyfikatu;
- planowanego terminu rozpoczęcia certyfikacji;
- aktualnie funkcjonujących systemów, np. HACCP, IFS, BRCGS lub FSSC 22000.
Najczęstsze pytania
Czy pomagają Państwo wybrać organizację certyfikującą?
Możemy pomóc uporządkować kryteria wyboru, takie jak rynek docelowy, wymagania klienta, rodzaj produktu, rozpoznawalność znaku i sposób nadzoru. Ostateczna decyzja i umowa certyfikacyjna należą do firmy.
Czy wdrożenie gwarantuje otrzymanie certyfikatu?
Nie. Decyzję podejmuje wybrana organizacja certyfikująca po przeprowadzeniu własnej oceny. Celem wdrożenia jest rzetelne przygotowanie firmy i ograniczenie ryzyka braków organizacyjnych lub dokumentacyjnych.
Czy wdrożenie można przeprowadzić całkowicie online?
Część dokumentacyjną można często zrealizować zdalnie. Wizyta w zakładzie jest rekomendowana lub konieczna, gdy istotne znaczenie ma faktyczny układ procesu, współdzielenie urządzeń, przepływ materiałów albo sposób mycia i przezbrojeń.
Czy trzeba tworzyć osobny system dokumentacji?
Nie zawsze. Jeżeli obecne procedury działają skutecznie, można je rozszerzyć o wymagania związane z koszernością. Zakres dokumentacji powinien odpowiadać rzeczywistemu ryzyku i sposobowi pracy zakładu.
Czy wspierają Państwo firmę po uzyskaniu certyfikatu?
Zakres dalszego wsparcia może objąć nadzór nad dokumentacją, zmianami surowców i dostawców, przygotowanie do odnowienia certyfikatu, szkolenia oraz okresowe audyty wewnętrzne. Warunki ustalamy osobno, zależnie od potrzeb firmy.
Przygotuj zakład do certyfikacji koszerności
Jeżeli odbiorca wymaga certyfikatu albo planują Państwo rozszerzenie sprzedaży o produkty koszerne, warto rozpocząć od oceny realnego zakresu projektu. Pozwoli to określić potrzebne dokumenty, możliwe zmiany w procesie, zaangażowanie zespołu oraz budżet.
